julio 21, 2020

Las Mejores Herramientas de Comunicación para el Teletrabajo

La comunicación lo es todo. Más aún cuando estamos hablando de teletrabajo.

Si bien una herramienta no es lo único necesario para tener una buena comunicación, en la mayoría de los casos la comunicación dentro de tu equipo podría mejorar drásticamente si utilizaras la herramienta adecuada. Antes de saltar directamente al listado de herramientas con sus respectivas ventajas y desventajas, debo entender dos cosas:

  1. ¿Qué tipo de herramienta estoy buscando? 
  2. ¿Qué hace a una herramienta mejor que otra?

1. ¿Qué tipo de herramienta estoy buscando?

Lo primero es entender cuáles son mis necesidades. No es lo mismo comunicarnos de forma escrita que de forma audiovisual, así como tampoco es lo mismo buscar una comunicación rápida/dinámica que buscar una comunicación más formal. En este mismo sentido difieren las herramientas:

  • Una herramienta ágil me permite un intercambio de forma inmediata
  • Una herramienta formal me permite almacenar y ordenar mejor la información

A su vez, no es lo mismo comunicarme por audio/video que comunicarme por texto. De esta manera es que diferenciamos 4 funciones distintas que puede cumplir una herramienta de comunicación:

  • Comunicación Audiovisual Ágil
  • Comunicación Audiovisual Formal
  • Comunicación Escrita Ágil
  • Comunicación Escrita Formal

En la mayoría de los casos voy a necesitar cumplir las 4 funciones, y como muchas herramientas cumplen más de una función, debo entender cuál es el mix de aplicaciones que voy a usar para la comunicación en mi equipo.

Hay equipos que quieren mantenerlo simple, y cubren todas sus necesidades con las herramientas de Office 365 (Microsoft Teams) o G-Suite (Google Chat+Meet). Otros buscan funcionalidades más específicas, con lo cual adquieren BlueJeans para la comunicación audiovisual, Slack para la comunicación escrita ágil y mail para la comunicación escrita formal. Cada equipo arma el mix a su medida.

2. ¿Qué hace a una herramienta mejor que otra?

Dependiendo del uso que vaya a darle a mis herramientas, voy a buscar ciertas que tengan cualidades u otras.

Desde ya, no hay una herramienta que sea la mejor en todo: cada app tiene sus ventajas y desventajas. Tampoco hay una guía exacta para darle un peso a las cualidades que buscamos en las herramientas:  se le dará más importancia a una característica u otra dependiendo de las necesidades y preferencias de cada equipo.

Dicho esto, hay ciertas cualidades que son aplicables en general (quizá no para todos los casos, pero sí para la mayoría), y dependen del tipo de comunicación que se está buscando.

Si estoy buscando una herramienta con énfasis en la comunicación audiovisual, seguramente me interesen variables como:

  • Conectividad: qué tan bien responde a bajas de señal
  • Facilidad de uso: qué tan intuitiva es la aplicación y cuántos pasos necesito para crear una reunión o una llamada y acceder
  • Funcionalidad: qué opciones me permite (por ejemplo: compartir pantalla, silenciar participantes)
  • Integración con otras apps: para, por ejemplo, crear reuniones de forma automática desde el calendario, o enviar un mail con los datos de la reunión cada vez que creo una

Si, por otro lado, estoy buscando una herramientas con énfasis en la comunicación escrita, debo estar atent@ a las siguientes variables:

  • Notificaciones: cada vez que me llegue un mensaje, me pueda notificar al celular y a la computadora. Puntos extra si también me permite gestionar las notificaciones de forma sencilla
  • Orden y búsqueda: que tenga la capacidad de dividir y etiquetar conversaciones, además de buscar mensajes y documentos. Es en general más factible en herramientas de texto formal que en herramientas de texto instantáneo
  • Audio integrado: que nos permita mandar audios e incluso llamar dentro de la misma app
  • Permitir respuestas: que nos dé la posibilidad de dar una respuesta a un mensaje en particular. Nos ahorra el "respecto a tu consulta sobre", indicando directamente sobre qué mensaje estamos hablando.
  • Integración con otras apps: las integraciones nos permiten disparar acciones automáticas desde o hacia la herramienta, como podría ser enviar un mensaje automático, sumar conversaciones de otra aplicación, o incluso comandar acciones desde el chat o el mail hacia otra herramienta como Trello, Basecamp, Asana, etc.

Tabla de herramientas por función

Las herramientas que presentaremos a continuación fueron evaluadas según las variables anteriores, ponderándolas según lo que consideramos relevante para la mayoría de los equipos. A su vez, todas tienen una gran aceptación de mercado, con lo cual están validadas por sus propios usuarios.

Además de las 4 funciones que antes mencionamos (Comunicación Audiovisual Ágil, Audiovisual Formal, Escrita Ágil y Escrita Formal), agregamos un 5to ítem sobre "Otros Usos" que son posibles con la herramienta. Quizá la herramienta forma parte de un paquete con más funciones (es el caso de G-Suite y Office 365) o no está diseñada como herramienta de comunicación, pero aún así permite comunicarnos con nuestro equipo (como las herramientas de gestión de proyectos). Esto es útil ya que quizá podamos adquirir una herramienta de comunicación que también nos sirva para otras tareas.

Las herramientas se encuentran ordenadas alfabéticamente, pero si estás viendo este artículo desde tu computadora, podés ordenarlas según la función que estés buscando. 

Clickeá en el nombre de la herramienta para acceder a su sitio web.

Referencias:

Destaca en esta función: +++

Función principal: ++

Función secundaria: +

Nombre

Audiov.

 Ágil

Audiov. 

Formal

Escrita
Ágil

Escrita 

Formal

Otros 

usos



+

+++

+++

++

+++





+++



++

Email (Gmail, Outlook)



+

++


G-Suite (Chat+Meet)

++

++

++


+++

Herramientas de gestión (Trello, Asana, Monday)




+

+++

Llamada telefónica

+++

+




++


++



++

++

++

+

+++



+++

+++


Telegram (Web/App)*

+


+++

+


WhatsApp (Web/App)*

++


++





++

++

+


+++




* Desalentamos el uso de Telegram y WhatsApp con números de teléfono personales, ya que dificulta dividir la vida personal de la laboral. En caso de utilizar un número de teléfono corporativo, sugerimos utilizar Telegram.

Este contenido es parte de nuestro curso Especialización en Teletrabajo, que abarca todo lo necesario en materia de herramientas de comunicación, comunicación eficaz, contexto del teletrabajo, productividad digital y gestión a distancia.

¿Cuál es tu experiencia con estas herramientas?

Queremos conocer tu opinión. ¿Qué te parecen las herramientas listadas? ¿Hay alguna que no conocías? ¿Ya utilizaste alguna de estas herramientas en el pasado y no te funcionó? ¿Hay alguna que recomiendes y no está en la lista? ¡Contanos en los comentarios! 


  • Hola, lamentablemente en muchas instituciones (por ejemplo algunas del sistema educativo) y corporaciones, te «exigen» de alguna, manera usar tu numero telefonico, lo cual termina siendo un problema

    • Totalmente! Sabiendo que uno de los principales desafíos del trabajo a distancia es mantener el equilibrio entre la vida personal y la laboral, es una pena que se den ese tipo de políticas. Restan más de lo que suman. Habrá que seguir educando para hacer entender la importancia de estas separaciones!

  • Comencé a Tele trabajar a partir del 01/08/2020, estoy ansioso por aprender a utilizar herramientas, ya que experimente lo frió que se vuelven los «Compartidos x Drive» y pasar informe por tu contacto es algo que te expropia de tus contactos personales, y tu linea pasa a ser empresa…

    • Toda la razón José.. es complicada la transición y se puede volver fría, pero por otro lado la labor se vuelve colaborativa en tiempo real.
      Ademas, es muy importante mantener la división entre la vida personal y el trabajo. Una posible solución puede ser establecer horarios de atención a mis clientes y colegas, para que fuera de ese rango horario podamos dedicarle a nuestros contactos cercanos (familia, amigos) el tiempo y la atención que se merecen. Mucha suerte en esta nueva etapa!!

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